Vijf manieren waarop automatiseren en RPA jouw organisatie vooruit kan helpen

Of je als ondernemer nou op zoek bent naar een optimale manier om processen in te richten of naar een manier om je werknemers een prettigere werkplek te bieden, automatiseren met RPA kan op allerlei vlakken van dienst zijn. Het opzetten van de processen kan je uitbesteden aan een externe partij, zoals Yarado. Het is heel simpel: je geeft de processen aan waarvan je verwacht dat ze beter, sneller, handiger of makkelijker kunnen. Ons technische team kijkt er naar, regelt dat al het werk dat aangekaart is je uit handen genomen wordt, en dat alles voor een zeer fijn prijsje. Wat je ervoor terugkrijgt? Onder meer de onderstaande positieve gevolgen zijn in de praktijk meer dan eens geconstateerd:

• Toename in nauwkeurigheid
• Tijdsbesparing
• Procesoptimalisatie
• Aansluiting op ICT van partners
• Softwarerobot haalt druk weg bij werknemers

Nauwkeurigheid

Mensen blijven mensen, en mensen maken fouten. Daar is niets mis mee, maar het kan vervelende gevolgen hebben voor werkprocessen. Een verkeerd ingevulde factuur of een foutief formulier kan voor veel mailtjes zorgen die allemaal weggewerkt moeten worden. Een softwarerobot maakt geen fouten. Komt de robot een uitzondering tegen, dan wordt dat netjes gemeld. Alles wat ingevuld, aangeleverd of gefactureerd is zoals bedoeld, wordt daarnaast gewoon goedgekeurd. Zo schiet de nauwkeurigheid van je processen omhoog. Werkgevers hoeven immers geen checks meer uit te voeren om er zeker van te zijn dat alles naar behoren verloopt, en dat neemt zorgen weg.

Tijdsbesparing

Administratieve taken zijn arbeidsintensief. Hoe groter de organisatie, hoe meer er gefactureerd moet worden, en hoe meer facturen ontvangen worden. De meeste bedrijven besluiten om één of meerdere administratieve medewerkers aan te nemen en het werk op deze manier aan te pakken. Er worden steeds tien of twaalf stappen doorlopen om van een dossier tot de werkelijke factuur te komen, en daar gaat veel tijd in zitten. In bepaalde industrieën ligt de administratieve druk dusdanig hoog dat personeel nergens meer tijd voor overhoudt. Praktijkvoorbeelden hebben aangetoond dat werknemers na de introductie van een softwarerobot soms een halve dag overhouden, en in die halve dag andere afdelingen kunnen assisteren en zich kunnen richten op procesoptimalisatie.

Procesoptimalisatie

Daarmee komen we ook meteen aan bij het derde punt: procesoptimalisatie. Hoor je wel eens verhalen van collega's die het zat zijn om elke dag twee, drie of vier stappen meer te doorlopen dan nodig? Ook hierin kan een softwarerobot van dienst zijn. Een robot kan de stappen oppakken die altijd, of vaak, hetzelfde zijn, en daarmee tijd vrijmaken bij het huidige personeel. Daarnaast denkt het team dat de softwarerobot instelt graag met je mee. Kan er iets makkelijker, of is er ruimte binnen een proces voor verbetering? Dan wordt dat tijdens de automatiseringsslag meteen meegenomen. Processen hoeven niet meer met de hand en zijn ook nog eens zo efficiënt ingesteld als mogelijk.

Aansluiten op ICT van partners

Een grote frustratie van spelers binnen veel industrieën is niet afkomstig van interne processen, maar externe partijen. Overheidsinstanties of handelspartners maken niet altijd gebruik van dezelfde software als jouw organisatie. Dat kan tot irritatie leiden. Zo kunnen partners bestanden aanleveren in een ander format dan je gewend bent. Het is ideaal om in deze gevallen een schakelstuk te hebben om te verzekeren dat er geen productiviteitsverlies plaatsvindt in de overdracht van data. Softwarerobots vormen met gemak het schakelstuk tussen verschillende softwareprogramma's, en kunnen zo deze frustratie tenietdoen.

Softwarerobot haalt druk weg bij werknemers

Burn-outs en werkstress vormen al enige tijd een probleem binnen veel organisaties. Deze werkstress wordt in veel gevallen teweeggebracht door een te groot takenpakket, en te weinig tijd om deze taken te verrichten. Door processen, of delen van processen, over te laten nemen door een softwarerobot verlicht je de werkdruk bij je werknemers. Daardoor blijven je werknemers tevreden, verlaag je ziekteverzuim en sta je toe dat werknemers zich richten op de belangrijkste processen binnen het bedrijf, en niet op nevenactiviteiten die wel belangrijk zijn, maar waar men niet naar de hogeschool of universiteit voor is gegaan.

Conclusie

Dit zijn slechts vijf voorbeelden van hoe automatiseren een verschil kan maken in jouw bedrijf, maar er zijn er veel meer. We leven in een tijd waarin softwarerobots steeds meer kunnen, en dat maakt het leven van de ondernemers zo veel makkelijker. Processen kunnen geoptimaliseerd worden, terwijl personeelsleden indirect meerdere positieve gevolgen ervaren van zo'n robot. Met andere woorden: het kan zó veel mooier dan het nu is. En naarmate de software-industrie zich verder ontwikkelt, komt de prijs van een software-oplossing ook steeds lager te liggen. Daardoor is de toegankelijkheid voor ondernemers momenteel groter dan ooit!