Dankzij robot Florence hoeven ouderen niet meer te wachten op thuiszorg 

‍

Marieke Verlaan-Snieders is huisarts bij Huisartsen Leonard Springer en CMIO bij de HZK.
‍
Sarah van Voorbergen is beleidsmedewerker Wijkgerichte Zorg bij de HZK.

‍

Iedere oudere de juiste zorg

Huisartsen Zuid Kennemerland (HZK) is het samenwerkingsverband van de honderd huisartsenpraktijken in de regio. Eén van de typen zorg die de huisartsen samen aanbieden, is de Wijkgerichte Zorg. Zo krijgt iedere kwetsbare oudere in Zuid-Kennemerland de juiste aandacht en kunnen zij zo lang mogelijk veilig in hun eigen huis blijven wonen. HKZ werkt hiervoor samen met thuiszorgorganisaties. Bij zo’n samenwerking tussen meerdere partijen ligt administratieve rompslomp op de loer, omdat de ICT-systemen niet op elkaar aansluiten.

‍

Robot Florence

Marieke Verlaan, CMIO (Chief Medical Informations Officer) bij HZK: “In de Wijkgerichte Zorg zitten we in een situatie waarin er veel administratieve rompslomp is en we dat niet kunnen veranderen. Daarom zetten we softwarerobot Florence in die dit kan overnemen.” Sarah van Voorbergen, Beleidsmedewerker Wijkgerichte Zorg bij HZK: “Op dit moment neemt Florence 4-5 uur over van onze zorgmedewerkers.”

‍

“Ouderen moesten zo drie à vier dagen wachten op thuiszorg.”

‍

Niet meer handmatig zoeken

Maar waar helpt Florence - inderdaad, naar Florence Nightingale - nu precies mee?

Marieke: “Wanneer ik als huisarts een kwetsbare oudere in mijn praktijk heb en thuiszorg wil inschakelen dan stuur ik een berichtje vanuit mijn huisartsen informatiesysteem. Florence koppelt de patiënt dan aan een thuiszorgmedewerker. En stuurt mij een berichtje als het daadwerkelijk wordt opgepakt. Sarah: “Hierdoor gaat het snel, gestructureerd en foutloos voor de huisarts. Ik hoef als beleidsmedewerker niet meer handmatig op zoek naar een verpleegkundige om langs te sturen bij de patiënt.” 

‍

Direct hulp voor ouderen

Florence maakt het werk van de huisartsenpraktijk dus efficiënter en dat is vooral voor de ouderen van belang. Marieke: “Zij hoeven niet meer te wachten op verpleging. Voorheen kon een dossier nog wel eens bovenop een stapel belanden en blijven liggen voordat het werd doorgestuurd naar een verpleegkundige. Als degene die het moest doorsturen op vakantie was, kon het even blijven liggen. Nu is er direct opvolging, omdat de robot Florence het doorstuurt. Normaal gesproken werden de dossiers twee keer per week verwerkt, dus dan kon je als patiënt zo drie à vier dagen wachten op hulp.”

‍

“Florence werkt snel, gestructureerd en foutloos."

‍

Digitale innovatie

Dat Florence het werk van de praktijk verlicht, is duidelijk, maar hoe is HZK eigenlijk op het idee gekomen om Yarado in te zetten? Marieke: “Ik woonde een werksessie over Robotic Process Automation (RPA) bij van Connect4Care, een partij die zich inzet voor digitale innovatie in de zorg. Ik zag direct de mogelijkheden. Onze administratieve processen zijn vaak zo houtje-touwtje. Bij de ouderenzorg zag ik de meeste winst te behalen dus hebben we robot Florence hier als testcase ingezet en dat bevalt heel erg goed.” 

‍

Alle begin is makkelijk

Sarah: “Het was heel makkelijk om te beginnen met Yarado. De lijntjes zijn heel kort. We konden meteen afspraken maken en opnames maken van de stappen die ik voorheen handmatig moest doorlopen. Toen is Yarado dat gaan bouwen en zijn we het gaan testen. Binnen twee weken waren we online. Je hebt geen developers skills nodig, het werk heel intuïtief. Menno van Yarado heeft de volledige applicatie voor ons in elkaar gezet. Sarah: “Yarado is een snelle, laagdrempelige manier om van je administratieve rompslomp af te komen. Het is allemaal goed uitgelegd, heel duidelijk wat er gebeurt.” Marieke: “Yarado past ook heel snel dingen aan als iets niet goed loopt. Het servicelevel is heel hoog.”

‍

“Yarado is een snelle, laagdrempelige manier om van je rompslomp af te komen”

‍

Schrapsessies

Dit is een betere oplossing dan de oplossing die het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) bedacht. Marieke: “Er is de laatste jaren wel meer aandacht voor gekomen, ook op landelijk niveau. Zo zijn er schrapsessies bedacht door VWS, maar die hielpen eigenlijk niet. Dat was een beetje formulieren met formulieren bestrijden.”

‍

Paarse krokodil

Formulieren zijn er al genoeg bij een huisartsenpraktijk. Marieke: “Het meest stuitende is de paarse-krokodil-verwijzing. Die term komt uit een OHRA-reclame waarin een meisje haar paarse krokodil is vergeten in het zwembad en allerlei formulieren moet invullen terwijl de krokodil in het zicht achter de baliemedewerker staat. Wij noemen dit type verwijzing zo omdat deze vrij nutteloos is. Patiënten moeten zo’n formulier komen halen omdat ze een bepaald vinkje van de huisarts voor hun zorgverzekering nodig hebben, maar niet omdat er iets van medische kennis aan de huisarts wordt gevraagd. Heel frustrerend. Het is een lege verwijzing. Dit kan een robot natuurlijk ook zo oppakken.”

‍

Postverwerking is next

Genoeg om te automatiseren in de zorg, maar de focus gaat bij HZK binnenkort op de postverwerking. Marieke: “In de nabije toekomst willen we aan de slag met de verwijsbrieven die binnen komen. De grootste druk ligt op onze doktersassistenten. Daar hebben we echt tekorten, dit is een landelijk probleem trouwens. We willen dat zij minder brieven hoeven te verwerken en meer met mensen kunnen praten. Ik schat dat we als huisartsenpraktijk 2 uur per dag bezig zijn met postverwerking, een kwart van de dag dus. Het zou geweldig zijn als we hier efficiënter in kunnen worden.”