“Kon je ze maar meenemen in je hoofd en laten zien: ‘Dit kan allemaal met die software!’”

Bij Nubix wordt Yarado in eerste instantie ingezet op systeembeheer, meldt Laarveld. Nubix beheert machines bij klanten, en het beheren van deze machines ging tot op heden met de hand. “Die eerste casus die we door Yarado hebben laten opzetten is voor een klant van ons, maar ondertussen zijn er wel al taken bijgekomen”, aldus Laarveld. “Ik zie heel erg de potentie van Yarado en wil proberen om er bij ons intern veel aandacht aan te besteden. Ik zie namelijk legio mogelijkheden. Die zie ik intern, maar ook bij klanten.”

Wel geeft hij meteen toe dat zo’n interne procesoptimalisatie natuurlijk wel eerst door de spreekwoordelijke ballotagecommissie moet. “Het lastige is om een klant te overtuigen van wat de mogelijkheden allemaal zijn. Kon je ze maar meenemen in je hoofd en laten zien: ‘Dit kan allemaal met die software!’, en dan nog heb je niet alle mogelijkheden te pakken. Ik ben ontzettend enthousiast over wat er allemaal kan. We proberen er dan ook stap voor stap taken bij te zetten. Er zijn een aantal zaken die we intern uit willen werken, ook om aan collega’s te demonstreren wat het pakket precies inhoudt en wat je er allemaal mee kan.”

Waar Nubix intern naar kijkt 

“Ik heb momenteel een business case uitgewerkt voor het legen van onze support-inbox”, zo duikt Laarveld in het proces waar Nubix intern momenteel de focus op heeft liggen. “Er komen bij ons veel mails binnen van back-upmeldingen. Wij zijn een IT-bedrijf en doen dus veel back-upbeheer voor klanten. Dat willen we gaan automatiseren. Wij gebruiken een CRM-systeem waarin wij tickets bijhouden voor klanten, en wij doen het systeembeheer dus zelf. Als wij een melding binnenkrijgen van een back-up die mislukt is, moet dat gedocumenteerd worden, moeten de klanten worden ingelicht en intern het een en ander worden ingepland.”

“Daar hebben we processen voor lopen, en een deel van die processen, waaronder het legen van die inbox, wordt nu handmatig gedaan. We gaan nu kijken of we dat met Yarado kunnen automatiseren om te zorgen dat onze supportmedewerkers tijd overhouden voor dingen die waardevoller zijn dan administratief werk.” Tijd is in deze operatie dus het sleutelwoord, en precies dat is wat Yarado Nubix oplevert. Het was alleen nog aan Laarveld om zijn collega’s te overtuigen van de winst die er te behalen viel. “Ik heb intern gevraagd van: goh, kom eens met een aantal ideeën waarvoor we Yarado kunnen inzetten. Eén van die ideeën was het verwerken van die back-upmeldingen.”

“Dit idee bleek ook meteen goed te zijn, het proces kost ons namelijk veel tijd. We konden aan dit proces een business case hangen, met de Yarado-software was het namelijk vrij snel duidelijk wat de terugverdienperiode was”, verklaart hij. Daarmee kaart hij ook meteen een voordeel aan van Yarado: er is geen initiële investering nodig. Er wordt pas maandelijks gefactureerd wanneer de softwarerobot draait. Daardoor zijn processen al snel rendabel weg te nemen bij mensen, die zich vervolgens kunnen richten op andere, belangrijkere taken.

Hoe ook Nubix’ klanten van Yarado kunnen profiteren

Het management van Nubix zag de mogelijkheden tijdens een bijeenkomst van Yarado en was direct enthousiast. Laarveld kon intern op onderzoek uit gaan, terwijl Nubix de software ook kon gebruiken om haar portfolio te verbreden. Naast de interne activiteiten voelen namelijk ook de klanten van Nubix de gevolgen van de samenwerking met Yarado. De software gaat gebruikt worden om data te vergaren van het systeembeheer dat Nubix bij haar klanten doet: “Het grootste idee is om het systeembeheer dat we nu op een stuk of dertig, veertig Linux-machines doen, bij klanten weg te gaan zetten. Wij loggen op afstand in bij die Linux-machines op een web-client. Die opent een lokale tool waarmee we een remote-sessie op kunnen zetten met die machine.”

“Die machines staan in een vrij dynamische productieomgeving. In die productieomgeving zijn ze niet altijd bedraad aangesloten, maar met een wifi-verbinding. Dat kan voor problemen zorgen wanneer wij het systeembeheer overnemen van een organisatie. Soms kunnen we bij die machines, soms niet. Het kost veel tijd om dan het systeembeheer alsnog goed te kunnen doen. We kijken of de softwarerobot dat op kan lossen.” De klanten van Nubix zullen dus merken dat machines die momenteel soms de verbinding verliezen sneller rechtgetrokken worden. Grotendeels ondersteunde Yarado Nubix in het opzetten van dit proces, maar Laarveld zet inmiddels zelfde puntjes op de i, wat met de software dus ook gewoon kan. Het technische team van Yarado staat immers altijd klaar om te helpen.

Waarom gaat het gebruik van Yarado waarde toevoegen aan Nubix’ bedrijfsvoering richting klanten? In fabrieken zien operators schermen die ze vertellen wat ze moeten doen. Wanneer er een update doorgevoerd wordt, moeten zij daar dus geen last van hebben, en Nubix kan zo’n update doorvoeren zonder dat ze daarmee de werkzaamheden stilleggen bij de klant. Van het doorvoeren van die updates maken ze dan weer een rapportage met een splitsing tussen welke gelukt zijn, en welke niet. “We willen uiteindelijk inzichtelijk krijgen welke machines we helemaal niet kunnen bereiken, en of we voor die machines maatregelen kunnen treffen, en dat goed kunnen meten.” Wordt de verbinding te vaak verloren? Dan kan er namelijk een AP (Access Point) geplaatst worden, of kan het wifibereik versterkt worden. De software van Yarado identificeert waar dit nodig is.

Nubix aan het automatiseren krijgen

Laarveld noemt zichzelf met recht de vaandeldrager voor Yarado binnen Nubix. Ondanks dat er talloze processen zijn waarin Yarado een rol kan spelen, stuit hij soms op weerstand. “Dat is overal zo”, denkt hij. “Als je iets wil oppakken, kost dat eerst veel tijd. Je moet gaan investeren. Als je een duurzame oplossing wil neerzetten, gaat het eerst altijd over dat het aan de voorkant veel tijd kost, en dat het zich later terugverdient. Dat is altijd de grootste drempel die overkomen moet worden, maar dat geldt voor elke IT-implementatie. Je komt problemen tegen waar je niet aan hebt gedacht, die moet je weer tackelen. Dat gaat als een golfbeweging, en die golfjes worden steeds kleiner totdat je stabiliseert. Dan merk je dat je echt gaat profiteren van wat je neergezet hebt.”

Door Yarado intern in te zetten houdt Nubix inmiddels al wel tijd over. De business case klopte, en meteen kon er gebouwd worden. “Die casus die we nu hebben uitgewerkt voor het interne project scheelt ons dertig tot veertig uur per maand. Met de inschatting dat we zo’n vijftig uur nodig hebben om de boel in te richten, lag de terugverdienperiode binnen drie maanden. Dat is best aardig, vind ik. Die kan je zo omrekenen naar kosten. Ik denk dat het voordeel groter is, maar we houden de schatting lager aan.”

“We kijken nu echt puur naar het aanleggen van meldingen, maar daaromheen komt er nog veel meer tijd bij kijken die we niet meegenomen hebben in die rekensom. De directie moet uiteindelijk ook zien dat de besparing hoger is dan je in eerste instantie geschat hebt. Dat is alleen maar positief”, concludeert hij. Die besparing van dertig tot veertig uur is dus een conservatieve aanname, maar als je je beseft dat dit een schatting is voor slechts één proces, benadrukt het alleen maar de enorme winst die te boeken valt bij Nubix, bij haar klanten en eigenlijk bij alle bedrijven die repetitief werk in hun processen hebben zitten.