The Sourcing Company kan de facturering naar haar klanten volledig loslaten, en loopt geen inkomsten meer mis

The Sourcing Company kan de facturering naar haar klanten volledig loslaten, en loopt geen inkomsten meer mis

Naarmate TSC groter werd, werd de administratieve druk dat ook. In eerste instantie was deze druk te verwerken, maar ook werd duidelijk dat het makkelijker, beter en slimmer moest. The Sourcing Company kwam in 2019 uit bij Yarado, dat meerdere, repetitieve stappen wegnam. Het creëren van een factuur moest namelijk elke maand anders omdat de data waarop deze factuur gecreëerd werd steeds verschilde.

Aan het einde van elke maand moesten TSC-medewerkers de ware data van elke cliënt handmatig controleren. Dit leidde tot frustratie bij de werknemers en resulteerde in onbetrouwbare data en facturen die niet altijd accuraat aantoonden hoe hoog de rekening nou eigenlijk was. Daardoor liep The Sourcing Company dus ook soms inkomsten mis.

"We hebben nu up-to-date factureringsdata en inzicht in onze cashflow. De productiviteit van onze financiële afdeling is met grote sprongen toegenomen."

Een foutje is snel gemaakt

Voorheen moesten werknemers handmatig drie stappen uitvoeren voor elke cliënt. Tijdens al deze stappen konden er makkelijk fouten gemaakt worden en deze stappen kostten veel tijd. Allereerst moest er ingelogd worden bij Microsoft Office 365 om te controleren hoeveel licenties er gebruikt werden. Ten tweede moest deze hoeveelheid licenties in een spreadsheet verwerkt worden, om vervolgens een apart factureringssysteem te gebruiken om de factuur op te stellen.

Yarado heeft TSC dit proces in een paar uur uit handen genomen. De gevolgen hiervan - de tijd en middelen die het bedrijf bespaarde - waren meteen zichtbaar, ziet ook voormalig uitvoerend partner Ronald Verweij: "Yarado heeft ons factureringsproces geperfectioneerd. We hebben nu up-to-date factureringsdata en hebben inzicht in onze cashflow. De productiviteit van onze financiële afdeling is met grote sprongen toegenomen."

Dit had deels te maken met het feit dat TSC geen bulkboekingen meer hoefde te doen, legt Verweij uit: "Bij de ING heb je een optie om te exporteren naar Exact, maar dat kan alleen in een bulkboeking. Als je dat doet, verlies je details, dus om dat te voorkomen deden we dat allemaal met de hand. Zodra dat geautomatiseerd was, gingen er een paar honderd facturen per maand door de robot heen." Dat heeft ze dus veel werk uit handen genomen.

Wat doet Yarado precies?

Wat doet Yarado precies bij The Sourcing Company? Allereerst haalt de softwarerobot data uit het Office 365-portaal en bepaalt het hoeveel licentiekosten doorgerekend moeten worden per maand. Die data voegt Yarado toe aan een Excel-spreadsheet waar de naam overeenkomt met die van de cliënt. In deze spreadsheet berekent de softwarerobot het verschil tussen 'de actieve licenties aan het einde van de maand', en de 'hoogste hoeveelheid actieve licenties gedurende die maand'.

Deze opgeschoonde, aangepaste data wordt in het factureringssysteem gezet en er wordt meteen een factuur aangemaakt voor de hoeveelheid actieve Office 365-licenties én de hoeveelheid licenties die extra gebruikt zijn die maand. Niet alleen is TSC er zeker van dat het factureringsproces soepel en foutloos verloopt, ook staat de opgeschoonde data toe dat er verdere inzichten gehaald kunnen worden uit Excel. Operationeel is het bedrijf er dus ook nog eens op vooruit gegaan.