Hoe WA Customs door kon groeien, ondanks de schaarste van benodigd personeel

Hoe WA Customs door kon groeien ondanks de schaarste van benodigd personeel

‍

Alkine Barendrecht is Senior Customs agent bij WA Customs

‍

Drukke tijden dankzij de Brexit

WA Customs is een douaneagent. Dat betekent dat ze de douanepapieren op orde maken bij de import en export van goederen van hun klanten. Hun potentiële bereik is groot: alle bedrijven die internationaal handelen met en vanuit Nederland en België. Ze mogen dus ook grote bedrijven met kantoren over de hele wereld tot hun concurrenten rekenen, terwijl ze zelf maar met 18 mensen zijn. Door de Brexit is het een stuk drukker geworden, omdat de goederen van en naar Engeland nu ook allemaal verwerkt moeten worden door douaneagenten. Tegelijkertijd is goede mensen vinden op het moment moeilijk is vanwege krapte op de arbeidsmarkt. Des te meer reden om de mensen die er wel zijn zo efficiënt mogelijk te laten werken.

‍

“Van een hele ochtend naar een halfuurtje per dag”

‍

Tijdsbesparing van 45 procent

Alkine Barendrecht is Senior Customs Agent bij WA Customs. Ze probeerde in maart 2022 voor het eerst een softwarerobot van Yarado uit. Met succes: “We zijn begonnen met facturen. Eerst waren hier twee administratieve medewerkers 4 uur per dag zoet mee. Telkens dezelfde tien à twaalf stappen doorlopen om van dossier tot factuur te komen. Nu heeft de Yarado softwarerobot - Merrtie genaamd - dit proces bijna helemaal overgenomen. Mijn collega’s zijn nog maar een half uur per dag kwijt aan het controleren van de softwarerobot. Ze hebben dus 3,5 uur van hun dag teruggekregen. Dat is een tijdsbesparing van bijna 45 procent. En die gebruiken ze om de rest van het team te ondersteunen en te helpen aan de balie. Het hele bedrijf heeft er zo profijt van.” Tijdwinst is dus het allergrootste voordeel van het gebruik van Yarado voor WA Customs. “Op deze manier kunnen we met het huidige personeelsbestand meer doen en doorgroeien.”

Gebruiksvriendelijk portaal

WA Customs wordt geholpen door developer Menno van Yarado. “We vinden het heel fijn dat we telkens met dezelfde persoon schakelen bij Yarado. Menno moest zich eerst bekend maken met onze software en dat is goed gelukt. De implementatie is echt mensenwerk. We zijn erg te spreken over de samenwerking met Menno. Ik had hem ook een keer op een zaterdag nodig en dat was geen enkel probleem.” Dit betekent allerminst dat WA Customs Menno bij alles nodig heeft. Alkine: “De software van Yarado is zo ontworpen dat je er zelf mee aan de slag kan. In de toekomst denk ik zelfs dat de ondersteuning vanuit Yarado niet eens meer nodig is. Dat komt doordat het Yarado portaal erg gebruiksvriendelijk is en alles in kleine stapjes wordt omschreven. En dan niet in codetaal, maar in taal die ook voor een leek begrijpelijk is. Dat maakt het wel zo inzichtelijk.”

‍

"Begrijpelijke taal, ook voor de leek”

‍

CEO meets CEO

Hoe ze bij Yarado terecht kwamen? “We waren al langer op zoek naar een manier om onze processen te optimaliseren. Toen kwam onze CEO, Benny, de CEO van Yarado, Jop, tegen op een beurs. Benny had direct het idee dat Yarado nuttig voor ons zou kunnen zijn, maar wilde dat wel eerst met mij checken omdat hij zelf meer in douanedocumentatie gespecialiseerd is dan in techniek. Ik had één belangrijke vraag: kan de Yarado softwarerobot communiceren met onze software? Het antwoord is een duidelijke ‘ja’. Wat heet: binnen 2 weken stonden de eerste geautomatiseerde processen al in de steigers.”

‍

Optimaliseringsslag in de breedste zin van het woord

Alkine Barendrecht van WA Customs zou Yarado zeker aanbevelen aan andere bedrijven. “Op verjaardagen zeg ik vaak tegen mensen: ‘ik heb een robot van mijn baas cadeau gekregen.’ En om in meer werkgerelateerde termen te spreken: het is echt een optimaliseringsslag in de breedste zin van het woord. Ik denk dat elk bedrijf wel bepaalde standaardprocessen heeft die ze met Yarado zouden kunnen automatiseren. Elke onderneming kan hier profijt van hebben. Bij WA Customs werken we veel met transportbedrijven en die hebben ook standaardprocessen. Waarom zou zo’n robot die niet gedeeltelijk kunnen overnemen?”

‍

‍

“Elke onderneming kan profijt hebben van een softwarerobot”

‍

Op naar een digitaal archief

Op het moment helpt de Yarado softwarerobot met facturen, en binnenkort ook met digitaal archiveren. “Alles komt bij ons per mail binnen en we maken nu handmatig documenten van de e-mails. Dat moet ook geautomatiseerd kunnen worden. Ook doen we de archivering nog op papier, ik ben dus grootverbruiker bij mijn plaatselijke kantoorwinkel. Digitale archivering zou dus naast tijd ook een heleboel bomen besparen.”

Volop automatiseringskansen in de douane-industrie

Alkine is er van overtuigd dat robots niet alles kunnen overnemen. “Maar in onze business misschien wel 60 procent. Zeker met de huidige krapte op de arbeidsmarkt ben je dan toch gek als je niet voor zo’n optimaliseringsslag gaat?” Ze ziet om haar heen dat er in de douane-industrie veel gepraat wordt over automatisering maar dat het vaak bij praten blijft. “Zo heeft men het er al jaren over dat het handig zou zijn als we alle data van goederen die worden geëxporteerd direct kunnen worden doorgezet naar de partij die importeert. Nu vullen zowel de importeur als exporteur dezelfde gegevens in hun eigen systeem in. Dat is natuurlijk niet praktisch. Een gedeelde interface zou uitkomst bieden. Ik weet zeker dat Yarado die kan bouwen, voor WA Customs en onze vaste transporteurs.”

‍

WIl je net als WA Customs je medewerkers zo 45 procent van hun week terug geven? Plan een gratis demo in, dan vertellen we je in een half uur alles over onze softwarerobots. 

‍