Yarado helpt woningcorporaties met het bieden van snelle service: “Wij komen onze beloftes weer na”

Dat de administratie bij woningcorporaties tijdrovend is, is geen geheim. Servicekosten die gelijk verdeeld worden over elk huishouden zijn goed te verwerken, maar nemen alsnog veel werkdruk met zich mee. De kosten die niet bij alle huurders liggen, maar bij individuele huishoudens gemaakt worden, komen daar ook nog eens bovenop. Denk maar eens aan het vervangen van sanitaire voorzieningen. Eens in de zoveel tijd moet er iets gerepareerd of vervangen worden, maar wel incidenteel. Het resultaat? Talloze niet-geplande administratieve inputs, en een overwerkte afdeling om deze inputs weg te werken, bovenop de verwerking van bestaande servicekosten. Onbegonnen werk, als het met de hand moet. 

Woningcorporaties met de rug tegen de muur

Yarado helpt woningcorporaties met het verwerken van deze servicekosten aan de hand van RPA, ook wel Robotic Process Automation. Met deze software kunnen serviceaanvragen volledig en binnen enkele seconden verwerkt worden, evenals de financiële afhandeling. Bij klanten van Yarado ontstonden er namelijk problemen wanneer deze afrekening gemaakt moest worden. “De standaard servicekosten verrekenen was al een flinke klus. Wanneer de individuele aanvragen om wat voor reden dan ook toenamen, kwamen we al helemaal in de problemen.”

“Ons administratief personeel liep op het tandvlees. Soms moesten ze wekenlang overwerken, en we konden er niets aan doen.”

De afhandeling van honderden woningen is sowieso al een klus, maar als de hoeveelheid aanvragen om wat voor reden dan ook toeneemt, vormt dat een serieuze bottleneck. In de herfst draaiden huurders bijvoorbeeld massaal de verwarmingen weer open, en dan pas kwamen deze bewoners er vaak achter dat er iets aan een verwarmingselement of een boiler schortte. Door dit soort seizoensgebonden trends moest de administratie soms dagenlang servicekosten verwerken, met alle gevolgen van dien. “Ons administratief personeel liep op het tandvlees. Soms moesten ze wekenlang overwerken, en tot we Yarado tegenkwamen, was er niets dat we eraan konden doen.”

Personeel raakte overwerkt en had grote moeite met het bijbenen van de te verwerken betalingen, maar tijdelijk versterking aantrekken was ook niet gewenst. Het personeel dat ingezet zou worden tijdens die drukke periode zou in de rustigere weken immers halve dagen draaien. Yarado kon hulp bieden die veel uren maakte wanneer dat nodig was, en elders nuttig ingezet kon worden wanneer de administratieve pieken weggewerkt waren.

Yarado pakt het probleem aan bij de basis en begint met het waarborgen van de datakwaliteit, en regelt dat de data op de correcte manier binnenkomt, ongeacht de hoeveelheid leveranciers of experts. Aan de hand van deze data kan een automatische schatting gemaakt worden van de voorschotten die door huurders betaald moeten worden. Daarmee worden nacalculaties geminimaliseerd. Yarado heeft eenmalig toegang tot de systemen nodig, en kan vervolgens de juiste informatie ophalen, aan servicekostencomponenten binden en vervolgens via een sector-brede verdeelkostensleutel deze servicekosten correct bij de huurder neerleggen.

Een ander voorbeeld: vergoedingentabellen voor huurverhogingen bij verduurzamingsmaatregelen leest Yarado gemakkelijk uit. De automatiseringssoftware kan woningen op grootte rangschikken, energielabels uitlezen en daarmee meteen inzien welke huurder welk bedrag moet betalen in het geval van een verduurzamingsslag voor een pand. Na een akkoord van de huurders worden deze wijzigingen meteen doorgevoerd. Dat betekent dat woningcorporaties geen dagen meer bezig zijn met het uitwerken van hoe rendabel een investering is, maar binnen enkele minuten inzicht krijgen in of een duurzaamheidsingreep gewenst is, en in hoeveel tijd de investering terugverdiend is. Wanneer die vergoedingentabel verandert, wijzig je met een druk op de knop de rekensom, zodat je meteen inziet welke panden eerst niet in aanmerking kwamen voor zo’n verduurzamingsslag, en nu ineens wel.

Softwarerobots vullen het gat

Softwarerobots werken de klok rond. Dat betekent dat tijdens administratieve pieken er geen personeel meer tot 12 uur ’s nachts op kantoor hoefde te blijven hangen voor het verrekenen van de seizoensgebonden servicekosten, maar dat een softwarerobot het overgrote deel van de calculaties oppakte terwijl het personeel tot rust kwam, ook ‘s weekends. De softwarerobot nam de verrekening op zich, en nam daarbij meteen een groot deel van de variabele kosten per individueel huishouden mee. Voor uitzonderingen moest er soms nog een menselijke hand aan te pas komen, maar daar had het personeel inmiddels meer dan voldoende tijd voor.

“Vanwege de druk bleven aanvragen soms wel drie tot vier weken liggen, en werden kostenmaanden later pas doorgerekend.”

Binnen de organisatie merkte men dus serieuze voordelen van de automatiseringsslag die ze sloegen. Voor de corporaties zelf staat de huurder echter altijd voorop, en ook die profiteerde enorm van de hulp van Yarado: “Vanwege de druk bij ons op kantoor bleven aanvragen soms wel drie tot vier weken liggen, en werden kosten maanden later pas doorgerekend. Voor huurders is het vervelend om maanden later onvoorzien de kosten van een noodzakelijke service-ingreep nog voor de kiezen te krijgen. Nu worden aanvragen meteen geüpload in ons systeem, en kunnen we diezelfde maand het voorschot nog boven op de standaard servicekosten meerekenen.”

“Wij komen onze beloftes weer na en kunnen huurders snel hulp bieden”, aldus de tastbare effecten van RPA. Woningcorporaties zijn er namelijk voor de huurders: “Die mogen niet de dupe worden van een steeds complexer wordende woningsector. Duurzaamheid gaat in onze samenleving een kerndoel worden, en dat brengt meer werk met zich mee. Iedereen verdient het om comfortabel te wonen, en leefbaarheid staat voorop. Des te belangrijker is het om die administratie vlot af te handelen, want daar schiet de huurder gewoon ontzettend veel mee op.”

“Huurders mogen niet de dupe worden van een steeds complexer wordende woningsector.Iedereen verdient het om comfortabel te wonen.”

In acht nemend dat de druk van verduurzaming in Nederland deels op de schouders van woningcorporaties valt, moet er ingegrepen worden. Zonnepanelen, bijvoorbeeld, kunnen deels vergoed worden door de huurder wanneer ze niet fysiek geïntegreerd zijn in de dakconstructie en de woning ook zonder kan functioneren. Dit soort verzoeken zullen in de komende decennia steeds vaker voorkomen, en een strakke, correcte afhandeling van de servicekosten is hierbij zeer belangrijk. De investering is vaak significant, en als je weet dat de financiële afhandeling foutloos en snel verloopt, maakt dat een verduurzamingsslag aantrekkelijker voor corporaties.

Hoe RPA dit probleem aanpakt

Met Robotic Process Automation worden administratieve handelingen van een medewerker op een virtuele machine nagebootst. Dat biedt mogelijkheden, want omdat de kennis van het administratieve personeel één-op-één in de software kan worden gezet, kan je binnen een week de meeste servicekosten al automatisch verwerken. Met uitzonderlijke, incidentele servicekosten kan bovendien ook rekening gehouden worden. Zijn er uitzonderingen die veel voorkomen dan kunnen die in het geautomatiseerde proces opgenomen worden, totdat het merendeel van de administratie volledig vanzelf gebeurt, en ook nog eens zonder fouten.

RPA overkoepelt software of programma’s waar woningcorporaties mee werken, en software of aangeboden documenten van leveranciers en experts. Dat betekent dat de servicekostenverrekening automatisch en onbeheerd door Yarado opgepakt kan worden, ongeacht het ERP-systeem waar de woningcorporatie gebruik van maakt. De softwarerobot kan informatie en input van een extern systeem opslaan in een Excel-bestand, en van daaruit werken, of het meteen van het ene programma in het andere programma zetten. ”Ons administratief personeel zit dus niet meer met de handen in de modder, terwijl we zien dat de snelheid van de afdeling toegenomen is.”

Daarnaast is het veelvoorkomend dat deze servicekosten vanuit diverse hoeken doorgerekend moeten worden. Een woning kan immers op vele fronten verouderen en voor elke taak is er weer een ander bedrijf of een andere specialist nodig. Yarado leest bij klanten facturen en rekeningen af van diverse partijen, en zet deze om in één gestandaardiseerd format waar dan vervolgens weer mee gewerkt kan worden. Bovendien biedt RPA nog één heel groot voordeel dat woningcorporaties een slok op een borrel scheelt.

Talloze verzoeken en kostenplaatjes maken het voor bestuursleden nauwelijks te overzien hoe hoog de kosten nou werkelijk liggen. De softwarerobots van Yarado brengen hier verandering in door de data te structureren, en op verzoek een rapportage uit te draaien waarin alle bevindingen van een betreffende periode vastgelegd worden. Elke maandag een rapport op het bureau van hoe hoog de kosten voor een bepaald gebouw liggen? Of heb je dat rapport liever elke dag? Yarado maakt het inzichtelijk met als doel om woningcorporaties steun te bieden. Belangrijker is echter misschien nog wel dat huurders snel en effectief geholpen worden. Zo gebruikt Yarado RPA om haar steentje bij te dragen aan de samenleving.