Hoe Zorgservice XL haar serviceniveau wist te verhogen door middel van een softwarerobot

“Stel je voor dat je als arts om 8 uur ’s ochtends een operatie gepland hebt, maar dat de juiste spullen niet zijn geleverd. Dat kan niet. In de zorg moet de service altijd perfect zijn.” Aan het woord is Markus Auer, manager bedrijfsvoering bij Zorgservice XL, een inkooporganisatie voor vijf ziekenhuizen in Zuid-Holland. Zij zorgen ervoor dat bovenstaande situatie in ieder geval nooit voorkomt. Hoe? Markus: “We kopen alles in voor ziekenhuizen behalve medicijnen. We regelen het vervoer van goederen en nemen de financiële afhandeling voor onze rekening. We zijn een totaaloplossing voor ziekenhuizen.”

Ziekenhuizen moeten zich kunnen richten op zorg

Zorgservice XL heeft een assortiment van ruim 60.000 artikelen van 650 verschillende leveranciers. Efficiënt werken is van letterlijk levensbelang. Vanuit dat idee is Zorgservice XL ook ontstaan. Markus: “We regelen alles vanuit een centraal distributiecentrum en rijden twee keer per dag met alle goederen naar het ziekenhuis. Daarnaast kopen we ook diensten als schoonmaak en gevelonderhoud in. Zo kunnen de ziekenhuizen zich compleet richten op de zorg.” Voor Zorgservice XL is het belangrijk om de ziekenhuizen te ontlasten. Zo kunnen zij zich op de zorg richten. Yarado assisteert Zorgservice XL in het optimaliseren van het ontlasten van deze ziekenhuizen.

‍

“80% van de mails van ziekenhuizen ging over uitgestelde leveringen.”

‍

Dankzij de softwarerobot tijd over

Maar wat doet Yarado dan precies voor Zorgservice XL? Markus: “We zijn begonnen met een relatief klein proces, het nalopen van uitgestelde leveringen. 80 procent van de mails van ziekenhuizen gingen hier namelijk over. Het waren er zo 130 per dag. We krijgen een mail van de leverancier als een levering later binnenkomt dan gepland. Een mens opende deze mail, checkte het verschil tussen de oorspronkelijk en nieuwe leverdatum en voerde dat in in ons systeem. Zo weten de ziekenhuizen waar ze aan toe zijn.” Nu wordt dit gedaan door een Yarado-softwarerobot. Dit scheelt Zorgservice XL nu al 20 tot 25 uur per week, ruim een halve FTE dus.

Maar dat is niet alles wat Yarado doet voor Zorgservice XL. In totaal lopen er nu drie processen die door een Yarado-softwarerobot worden opgepakt. Het tweede proces is gericht op digitale pakbonnen. Markus: “Bij elke doos die binnenkomt, zit een pakbon, maar die komt ook digitaal binnen. Nu de Yarado softwarerobot deze pakbonnen checkt hoeven we de dozen niet meer open te maken. Dit scheelt ons veel tijd.”

‍

“We laten het hersenloze werk graag aan de robot. Zo kunnen we onze mensen effectief inzetten."

‍

Twee FTE’s bespaard door te automatiseren

Het derde proces is factuurverwerking. Markus: “Alle facturen die bij onze mailbox binnenkomen, moesten eerst handmatig naar een map op onze centrale server gesleept worden. Dat was iedere ochtend drie uur lang mails openen en PDF’s slepen.” ICT Engineer Remco Welbergen: “We rouleerden op de afdeling wie het deed, want het is natuurlijk niet het meest leuke werk.” Markus grapt: “Degene die te laat kwam, moest het doen.” Gelukkig hoeft niemand het nu meer te doen, behalve de Yarado-softwarerobot dan. In totaal besparen deze drie processen 2 FTE’s. 

Deze twee gewonnen FTE’s zijn allesbehalve de laan uitgestuurd, want er bleef eerst juist werk liggen. Markus: “We kwamen eigenlijk mensen en handjes tekort. Hierdoor kwamen we maar eens in de twee weken toe aan het verwerken van retourorders. Door de bespaarde FTE’s kunnen we nu vaker retourorders afhandelen.” De grote druk op Zorgservice XL wordt mede door Brexit veroorzaakt (nieuwe keurmerken) en het hervatten van reguliere zorg na twee jaar corona. Maar het zit hem ook in de kern van het werk. Markus: “We werken in de zorg en hier moet je service altijd perfect zijn.”

‍

“Retourorders bleven eerst langer liggen, dankzij de Yarado softwarerobot hebben we nu eindelijk tijd om dit zelf te doen.”

‍

Geld en tijd besparen en dure arbeidskrachten effectief inzetten

Was het eigenlijk makkelijk om te beginnen met Yarado? Markus: “Yarado is heel klantgericht, jullie kijken actief mee wat de mogelijkheden zijn. Zo had Yarado-developer Menno al binnen één week het eerste proces in elkaar gezet. Markus hoeft dan ook niet lang na te denken over de vraag hoe hij Yarado zou pitchen aan anderen. “Wil je geld en tijd besparen, en dure arbeidskrachten effectief inzetten? Laat dan je repeterende werk door een robot doen!” 

De kans is groot dat je in jouw organisatie ook veel repeterend werk hebt. Het is vaak meer dan je denkt. Plan een gratis kennismakingsgesprek in met onze CEO. Die vertelt je in een half uur waar voor jou de mogelijkheden liggen.