Kan je je organisatie recessie-proof maken door te automatiseren?

Recessies worden veroorzaakt door het krimpen van economische activiteit in een land. Omdat de economie cyclisch is, volgt doorgaans op een periode van voorspoed ook een periode van tegenspoed. Deze periode van tegenspoed wordt een recessie genoemd. Voor bedrijven heeft zo'n recessie verregaande gevolgen, en in de ergste gevallen kan het tot faillissementen leiden. Omdat de vraag afneemt, neemt ook de omzet af, en bedrijven moeten dan ingrijpen. Vaak gebeurt dat door middel van ontslagronden, of bezuinigingen op marketing- of onderzoeksuitgaven. Omdat kleine en middelgrote bedrijven op beperkte schaal opereren, ligt het risico voor deze partijen iets hoger dan voor de grotere spelers. Des te interessanter is het voor deze groep om te kijken naar hoe je je organisatie recessie-proof kan maken.

Kort gezegd is de oplossing om te investeren in technologie, al lijkt dat contra-intuïtief wanneer we het hebben over een recessie. De rente kan dalen tijdens een recessie, maar door de banken kunstmatig hoog worden gehouden. Dat betekent dat het niet per definitie goedkoper wordt om een investering te vergoeden met geleend geld. Al helemaal volgens de klassieke definitie van automatiseren - fysieke robots gebruiken om mensenwerk op te pakken - is het een kapitaalkrachtige ingreep, en in perioden van onzekerheid is zo'n grote uitgave niet gewenst. Wie weet heb je het kapitaal ergens anders in de organisatie nodig, maar heb je het tegen de tijd dat je daar achter komt al uitgegeven. Inmiddels is het begrip automatiseren veel breder dan enkel het gebruik van fysieke robots. Ook met softwarerobots kunnen bedrijven en organisaties een verschil maken, wat automatiseren ook meteen toegankelijk maakt voor partijen uit alle industrieën.

Een recessie-bestendig bedrijf

Om te bepalen hoe je je bedrijf recessie-bestendig maakt, is het van belang om te bekijken welke factoren het risico op faillissement verhogen wanneer het economisch minder goed gaat. Harvard Business Review heeft vier punten aangestipt waar je op moet letten:

• De financiële gezondheid
• Het besluitvormingsprofiel
• Beleid om medewerkers vast te houden
• Technologische investeringen

Organisaties die niet voldoende liquide middelen hebben om de zaak draaiende te houden, en crediteuren niet af kunnen betalen, lopen logischerwijs een hoger risico om failliet te gaan. Daarnaast moeten besluiten niet liggen bij het topmanagement, maar verspreid door de hele organisatie gemaakt worden. Wanneer ontslagronden verkozen worden boven operationele verbeteringen speelt dit ook een rol in het risicoprofiel van bedrijven. Tenslotte zijn een beperkte mate van digitale transformatie en een gebrek aan pogingen om personeel om te scholen niet bevorderlijk voor de weerstand van je organisatie tegen economische onzekerheid.

Veel beschikbare liquide middelen, gedecentraliseerde besluitvormers, operationele efficiëntie en de juiste technische oplossingen helpen dus juist wél mee. Met die liquide middelen kan een organisatie op korte termijn bedreigingen afwenden, terwijl een gedecentraliseerd besluitvormingssysteem toestaat dat er snel en effectief bijgestuurd kan worden wanneer een organisatie voor economische veranderingen komt te staan. Ontslagronden vormen doorgaans slechts een beperkte oplossing. Organisaties die dit boven technologische ontwikkeling verkiezen, moeten in perioden van voorspoed immers weer op zoek naar de goede mensen die ze eigenlijk al hadden. Een digitale transformatie voelt een onderneming op allerlei facetten. Vooral productiviteitswinst is hierin een sleutelwoord, en over de breedte van een onderneming kan die productiviteitswinst serieus kosten drukken.

Automatiseren tijdens een recessie

Tijdens een recessie is investeren niet per se aantrekkelijker. Het spreiden van je risico met behulp van een maandelijks abonnement is dan ook fijn wanneer je niet zeker weet of je op termijn een procesoptimalisatie door kan zetten. Met zo'n maandelijks model hoef je namelijk niet vooraf een grote hoeveelheid kapitaal opzij te zetten, maar krijg je toch de nodige productiviteitsgroei. Van de bovenstaande punten zijn het besluitvormingsprofiel, beleid om medewerkers vast te houden en de mate van technologische investering allemaal positief aan te pakken door te automatiseren. We nemen ze een-voor-een onder de loep.

Tijdens een recessie worden keuzes binnen je bedrijf belangrijker. Fouten worden zwaarder afgestraft, terwijl de signalen vanuit de markt onduidelijker worden. Er moeten beslissingen gemaakt worden op onduidelijke data, maar die beslissingen wegen dus wel zwaarder. Dat maakt het belangrijker dat je binnen je organisatie inzicht hebt in wat er gebeurt, waar de operationele knelpunten zitten en waar je bij moet sturen. Softwarerobots kunnen data verzamelen, migreren, verwerken en er rapportages van maken. Niet alleen stuur je zo je organisatie makkelijker, maar ook is het minder spannend om besluiten uit handen te geven aan midmanagement. Je weet immers dat ze handelen op correcte en accurate data waarvan jij wil dat ze gebruikt worden om op te sturen.

Wanneer je automatiseert en processen op laat pakken door softwarerobots neem je werk bij ze weg dat ze niet prettig vinden. Softwarerobots zijn namelijk experts in het verwerken van saaie, repetitieve taken die er vaak keer op keer hetzelfde uitzien - uitzonderingen daargelaten. Dat betekent dat je medewerkers meer tevredenheid halen uit hun dagelijkse werkzaamheden en dat stelt je onderneming in staat om ze makkelijker vast te houden. Daarnaast weet je dat het personeel dat in je organisatie zit zich puur op belangrijke zaken richt. Een organisatie die operationeel excelleert, hoeft geen ontslagronden door te voeren om kosten te drukken, want de kosten liggen toch al lager dan wanneer repetitief werk nog steeds met de hand gedaan wordt.

Voordat een recessie toeslaat, wil je een digitale transformatie eigenlijk al realiseren. Zo'n transformatie staat namelijk toe dat bedrijven operationeel gestroomlijnd draaien. Processen lopen vervolgens goed door, ongeacht in wat voor economisch vaarwater Nederland zich bevindt. Je bouwt dus in feite een solide, consistente basis voor je onderneming op operationeel gebied, waar je op terug kan vallen als de inkomsten een periode lager zijn. Trekt de vraag toch weer aan? Dan kan je met softwarerobots de automatische verwerking van processen, facturen en dergelijke gewoon opvoeren, dus je bedrijf of onderneming is conjunctuur-bestendig in de zin van dat er geen extra personeel aangetrokken hoeft te worden in tijden van hoogconjunctuur.

Hoe snel kan automatiseren?

Komt de automatiseringsslag voor een bedrijf toch te laat? Dan is dat geen reden tot zorg. Elke industrie wordt inmiddels gedreven door technologische innovatie, en de vraag is bij velen niet óf ze eraan gaan beginnen, maar wanneer. Als de beslissing dan eenmaal gemaakt is om die resistentie op te bouwen tegen een recessie dan kunnen processen binnen een week al geautomatiseerd worden. Ook als de economie al in een recessie zit, is het dus makkelijk om bij te sturen, al geldt wel: voorkomen is beter dan genezen.