Opinie | De zorgsector kan niet meer om automatiseren heen: “Demografisch gezien zie ik een ijsschots op ons afkomen”

Softwarerobots worden als automatiseringsalternatief steeds aantrekkelijker. Organisaties zien vaker de meerwaarde van procesautomatisering in, en dat ziet De Bakker in het gedrag van spelers binnen de industrie terug: “Als ik de interesse vergelijk met hoe hoog deze een jaar geleden lag, merk ik dat automatiseren met softwarerobots duidelijk hoger op de agenda staat dan in 2021. Dit is deels teweeggebracht door de krapte op de arbeidsmarkt.”

“Bijna overal heerst er een tekort aan arbeidskrachten, maar de tekorten zijn ook erg wisselend. Het is dus maar lastig om per industrie in te schatten hoe drukkend het tekort werkelijk is, al zie je dat het over de hele breedte wel speelt”, stelt hij. Eén van de industrieën waarin het zeer duidelijk is dat de personeelstekorten prangend zijn, is de zorgsector.

 De coronavirus-pandemie heeft haar sporen nagelaten bij het personeel, met overwerkte medewerkers in alle lagen van de organisaties. Bovendien wordt de druk op de werknemers in de komende decennia alleen nog maar groter. De verwachting is immers dat in 2040 zo’n 25 procent van ons Bruto Nationaal Product naar de zorgsector gaat – momenteel is dat zo’n 13 procent. Eén op de zes Nederlanders werkt nu in de zorg, in 2040 zal dat één op vier zijn.

 Met andere woorden: de sector staat een mega-uitdaging te wachten. Een vergrijzende bevolking gaat nooit voldoende mensen aanleveren om de gaten te vullen die nu al vallen. “Bizarre ontwikkelingen”, vindt ook De Bakker. “Daarom zijn we ook met steeds meer zorg partijen in gesprek, draaien we pilots of zijn we aan het opschalen. Bij die partijen staat steeds meer op de radar dat er iets moet gebeuren. Het personeelstekort blijft, en dat zien huisartsen, ziekenhuizen en zorginstellingen zelf ook in.”

Kleine wijzigingen kunnen enorm veel impact hebben

De zoektocht naar productiviteitsverbetering wordt dus langzaam in gang gezet. Zorgpartijen realiseren zich dat niets doen geen optie is, en kijken bij de interne processen naar wat er te winnen valt. “Een huisartsencoöperatie die ik recent sprak, ontvangt specialistenbrieven van het ziekenhuis met een bepaalde standaard, maar binnen die standaard wordt de informatie vrij ‘rommelig’ aangeleverd. Dat maakt het leven van de huisartsen lastig, maar van een softwarerobot niet. Die kan via bepaalde ankers namelijk de relevante informatie onderscheiden zonder dat daar een menselijke ingreep bij nodig is.” 

“In de praktijk hebben we het vaak over kleine stapjes in een proces, maar de impact is best wel fors. We kunnen uren per week voor ze besparen, en het valt op hoe snel er vooruitgang geboekt wordt”, ziet De Bakker. Automatiseren kan dus ook nu al een verschil maken. De eerste tekenen hiervan schemeren door. “Wat ik een eyeopener vond”, vervolgt hij, “was dat primaire zorgprocessen klein lijken, maar veel impact kunnen hebben, en ook nog eens makkelijk te automatiseren zijn.”

Dossiers van patiënten worden nu door personen afgesloten, en dat vergt input op tot wel vijftien verschillende plekken. “Zijn ze daar gemiddeld zes minuten mee bezig, en hebben ze er dertig per dag te verwerken, dan ben je een volle dag per week kwijt. Extreem zonde, want die tijd kan je ook besteden aan het behandelen van patiënten.” De handen zijn aan het bed harder nodig dan bij de administratieve afdeling. Er zijn tegenwoordig soms zelfs voldoende bedden vrij in zorginstellingen, maar niet voldoende handen om die bedden te bemannen. Een grauwe voorbode, al helemaal met de vergrijzing in het achterhoofd.

Huisartsen hebben weertijd voor hun patiënten

Duiken we dieper in de materie dan zien we dat naast de samenleving in zijn geheel individuen in de zorgsector ook veel uit een automatiseringsslag halen. De Bakker: “Laten we de huisarts even als voorbeeld nemen: voor hem of haar is zo’n wijziging in een proces super tastbaar. De arts houdt meer tijd over om mensen betere zorg te verlenen, of meer aandacht te bieden. Dat is ontzettend belangrijk.” Huisartsen en medewerkers om de huisartsen heen kampen met dezelfde problemen: overuren, overspanning en soms zelfs burn-outs. De werkdruk ligt structureel te hoog.

Wanneer er bijvoorbeeld assistenten uitvallen, was lang het enige alternatief om freelancers in te huren. Deze tijdelijke krachten zijn echter duur en moeten wekenlang ingewerkt worden, wat de zorgsector nog verder op kosten jaagt. “En zelfs die freelancers beginnen nu op te raken.” Mensen moeten soms drie dagen wachten op een afspraak, en daar word je volgens De Bakker niet vrolijk van. “Het is dan ook bijzonder om te zien dat na automatiseren meteen betere zorg geleverd kan worden, en de patiënt meer aandacht geniet.”

“Dat is ontzettend belangrijk. Vaak worden dossiers afgesloten, maar vergeten mensen dingen. Daardoor klopt de data niet, wordt er niet accuraat gerapporteerd en wordt het sturen steeds lastiger. De verzekeraar weet niet wat hij moet uitkeren, enzovoorts. Dit zijn geen rampen, maar er ontstaat wel veel herstelwerk voor elk vinkje dat niet uitgezet wordt, en aardoor loopt zo’n stelsel op een gegeven moment vast.” Ook voor de accuraatheid van de data is een softwarerobot een betere optie, want robots maken geen fouten.

Alternatieven voor automatiseren, als die er al zijn

Voorheen grepen zorginstellingen naar jong talent op de arbeidsmarkt wanneer de werkdruk te hoog lag. Dit is nu, en in de toekomst, de oplossing niet meer. “We leven gewoon niet in die tijd”, constateert de Bakker. “Automatiseer je niet, dan blijft er weinig meer over: innovatie en technologische progressie moeten in de komende jaren de zorg uit de moddertrekken. Demografisch gezien zie ik een ijsschots op ons afkomen, en een alternatief is er niet.”