Veel leveranciers en toch alle facturen strak en foutloos in je ERP-systeem? Met softwarerobots is dit mogelijk

In industrieën waarin veel verschillende leveranciers nodig zijn om tot een eindproduct te komen, ligt de administratieve druk logischerwijs hoog. In praktijk resulteert dat in organisaties die proberen de hoeveelheid leveranciers terug te dringen. Dat biedt overzicht, maar beperkt ondernemingen ook in de operationele mogelijkheden. De kern van dit probleem is dat leveranciers vooral doen wat makkelijk en effectief is voor de eigen operatie. Afnemers zijn juist op zoek naar een leverancier die kennis en transparantie biedt, en het werk niet doorschuift. Die leveranciers zijn echter schaars.

Die administratieve druk forceert medewerkers om keuzes te maken. Met de hand kan niet elke opdrachtbevestiging gecontroleerd worden en kan inkoop ook niet bijhouden of prijzen tijdig geüpdate zijn, zodat orders op tijd in systemen verschijnen. Er is te veel checkwerk te verrichten, en te weinig administratief personeel beschikbaar om al deze checks uit te voeren. Dit blijft lang goed gaan, en vaak is zo'n tussentijdse check niet nodig. Gaat het een keer fout dan kan het je echter veel geld kosten, en herstelwerkzaamheden wil je zo veel mogelijk voorkomen.

Administratieve processen automatiseren

Administratieve processen kunnen, net als productieprocessen, makkelijk geautomatiseerd worden. Heb je vijf leveranciers of twintig leveranciers: een softwarerobot kan onderscheid maken tussen diverse bestandstypen, de relevante informatie eruit halen en daarmee alles straktrekken voordat je eigen administratie ermee aan de slag gaat. Dat scheelt ontzettend veel tijd. Niet alleen stemt het je medewerkers tevreden, ook vallen er plots gaten in de agenda's die nuttig opgevuld kunnen worden. Daarnaast is de kans kleiner dat je fouten recht moet trekken wanneer een factuur incorrect verwerkt wordt.

Hoe houd je in de gaten dat een proces goed blijft lopen wanneer dit automatisch gebeurt? Bij Robotic Process Automation kunnen bepaalde 'triggers' ingebouwd worden die een gebruiker informeren wanneer een proces vastloopt. Zo is de administratieve afdeling op de hoogte wanneer een softwarerobot een uitzondering tegenkomt die hij of zij niet kent. Deze unieke uitzondering kan vervolgens weer in het proces ingebouwd worden, waardoor de softwarerobot niet onderbroken wordt wanneer dezelfde uitzondering weer optreedt.

Softwarerobots voor enkele of losse facturen

Als we het hebben over enkele facturen, en geen vaste stroom aan facturen van een veelgebruikte leverancier, dan kan een softwarerobot eveneens ingezet worden. Als startpunt voor een proces kan je bijvoorbeeld een robot een mailbox laten monitoren. Komt er in die mailbox een factuur binnen die handmatig gecontroleerd moet worden, dan krijgt de administratie daar een melding van. Omdat de gestandaardiseerde facturen automatisch weggewerkt worden, heeft de administratieve afdeling meer tijd voor dit soort uitzonderingen.

Wanneer we het hebben over verschillende leveranciers die data op verschillende manieren aanleveren, gaat het vooral om semi-gestructureerde data. Dat is één van de drie datatypen die bij het automatiseren van processen langskomen; gestructureerde data, semi-gestructureerde data en ongestructureerde data. Semi-gestructureerde data bestaat uit data waarbij je weet waar je naar op zoek bent, maar niet precies waar het staat in een document. Voor een softwarerobot valt dit prima te verwerken, want zo'n robot spit documenten door op zoek naar de juiste input. Blijkt het nou dat er een leverancier is waarbij die input maar lastig te vinden is? Dan kan deze specifiek leverancier gewoon meegenomen worden als uitzondering, totdat je op een punt komt dat de softwarerobot nooit meer voor een verrassing komt te staan.