Je systemen werken automatisch.
Het werk ertussen gebeurt nog steeds handmatig.
Een digitale collega neemt het overtypen, vergelijken en controleren van gegevens tussen je systemen over. Zonder zelf iets te hoeven vervangen of te migreren.
Bespreek je automatiseringskansen100+ organisaties automatiseren al met Yarado.
Waar kost handmatig werk je team de meeste tijd?
Begin met het proces dat je team de meeste tijd kost. Bij de meeste productieteams staat het op deze lijst.
Orderverwerking
- Orderintake en bevestigingen
- Orders zonder prijs
- Ontbrekende klantreferenties
- Kredietlimietcontroles
Inkoop & goederenontvangst
- Leveranciersbevestigingen
- Verwerking van inkoopfacturen
- Verwerking van goederenontvangsten
- Updates over inkomende zendingen
Magazijn & logistiek
- Aanmaken van transporteenheden
- Voorraadupdates
- Export- en vrachtdocumenten
- ERP-WMS-uitzonderingen
Financiën, data & controle
- Facturen boeken
- Artikelstamgegevens
- Operationele rapportages
- EU-VIES- en systeemcontroles
Service & aftersales
- Intake van serviceverzoeken
- Identificatie van reserveonderdelen
- Updates voor klanten en monteurs
- Servicecases verwerken in CRM en ERP
Projecten & engineering
- Updates in de projectadministratie
- Controles van leveranciersdocumenten
- Inkooporderbevestigingen
- Documenten opslaan en archiveren
Je systemen blijven. Het handwerk ertussen niet.
Gebruikelijke oplossingen voegen allemaal iets toe: nieuwe systemen, nog een project of meer mensen. Yarado begint bij het werk zelf.
De gebruikelijke routes
Je kunt een groot veranderprogramma starten, maar de overdrachten tussen teams kunnen daarna nog steeds hetzelfde zijn
Nieuwe software en consultants vragen ook intern om tijd en verantwoordelijkheid, nog voordat er echt voortgang is
Logisch als IT tijd heeft om de oplossing te bouwen én werkend te houden wanneer systemen veranderen
Extra mensen geven het team meer capaciteit, maar het repetitieve werk blijft
Met Yarado
Yara werkt in de systemen die je al hebt, dus je hoeft niets te vervangen of te migreren
Het eerste proces kan meestal na ongeveer zes weken in productie draaien, nadat het samen met je team is getest
Yarado verzorgt de monitoring, het onderhoud en eventuele reparaties, zodat je team er niet nog een tool bij krijgt om te beheren
Begin met het proces dat de meeste tijd en moeite kost en bepaal pas als het werkt wat de volgende stap wordt
Zo doet Yara het.
Ze leest wat er binnenkomt, bedient de schermen die je team al gebruikt en koppelt rechtstreeks wanneer er een API beschikbaar is. Yarado bouwt, monitort en onderhoudt alles wat daarvoor nodig is.
Wat er binnenkomt
Begrijpt documenten en berichten, ook als de opmaak verandert
Logt in, klikt en typt zoals een medewerker dat zou doen
Gebruikt een rechtstreekse koppeling zodra die beschikbaar is
Waar het werk naartoe gaat
Yara werkt met de systemen die je al gebruikt.
Welk systeem je ook gebruikt, Yara kan ermee werken. Je hoeft niets te vervangen.
Drie praktische veranderingen, in één keer geregeld.
Routinewerk blijft doorlopen
Processen worden consistent uitgevoerd, ook buiten kantooruren
Meer tijd voor uitzonderingen en beslissingen
Yara neemt het repetitieve overtyp- en controlewerk over, terwijl je team de regie houdt
Klanten krijgen routine-updates eerder
Orders en updates worden verwerkt met minder vermijdbare fouten
Numidia
Wat als kijken naar uitzonderingen de regel wordt?
Bij Numidia lezen digitale collega’s e-mails over zendingen en allocaties, werken ze Microsoft Dynamics 365 F&O bij en voeren ze routinetaken uit voor logistiek en financiën. Als gegevens niet op elkaar aansluiten, wordt de case doorgestuurd naar een medewerker. Het team hoeft niet elk record te controleren om juist die paar gevallen te vinden die aandacht nodig hebben.
Routinegevallen blijven doorlopenMedewerkers komen in beeld als gegevens niet op elkaar aansluiten en een case aandacht nodig heeft
Begin bij één proces. De rest volgt vanzelf.
Kies de taak die je team de meeste tijd kost. Zodra je digitale collega die taak goed uitvoert, kun je bijbehorende taken toevoegen of het gewoon zo laten.
Draag één proces over
Kies het repetitieve proces dat je team het liefst zou overdragen
Voeg bijbehorende taken toe
Voeg daarna de bevestigingen, controles en uitzonderingen toe die bij dat proces horen
Breid daarna verder uit
Als de resultaten daar aanleiding toe geven, kan dezelfde digitale collega ook bijbehorende rapportages en operationeel werk overnemen
Start in twee weken. Live in zes. Resultaat binnen drie maanden.
Begin met één afgebakend proces, breng het in productie en beoordeel daarna de resultaten voordat je uitbreidt.
Kies het proces
We spreken de werkwijze, de regels en de betrokken mensen af
Klaar om te bouwen
De toegang is geregeld, het proces is vastgelegd en we kunnen beginnen met bouwen
Bouwen en testen
We testen samen met je team routinegevallen en uitzonderingen en passen aan wat nodig is
Goedgekeurd en live
Zodra de tests zijn afgerond en je team akkoord is, gaat het proces in productie
Resultaten beoordelen
We bekijken wat er is verwerkt, hoe uitzonderingen zijn afgehandeld en of uitbreiden zinvol is
Veelgestelde vragen.
Moeten we eerst onze huidige systemen vervangen?
Nee. Yara werkt met de ERP-, WMS- en CRM-systemen en andere tools die al in gebruik zijn. Er hoeft niets te worden gemigreerd.
Werkt Yara met al onze systemen?
Ja. Yara werkt met je bestaande systemen, ook als een systeem geen API heeft. Waar een API beschikbaar is, gebruiken we die. Zo niet, dan werkt Yara via RPA in het scherm, zoals een medewerker dat zou doen.
Vervangt dit mensen?
Het neemt repetitief overtypen, vergelijken en controleren over, niet de beslissingen waarvoor menselijk inzicht nodig is. Medewerkers houden de controle over uitzonderingen.
Wat gebeurt er als een systeem verandert of er iets misgaat?
Het probleem wordt gesignaleerd en bij de juiste persoon neergelegd, zodat het niet ongemerkt blijft liggen. Yarado monitort en onderhoudt de automatisering.
Wie beheert het zodra het draait?
Yarado. We bouwen, beheren en monitoren de automatisering als onderdeel van dezelfde dienstverlening.
Wat is het verschil met een consultancybureau?
We maken vooraf afspraken over de implementatie, in plaats van elk besteed uur in rekening te brengen. Daardoor hebben we er belang bij het project efficiënt op te leveren. Na de livegang blijven we de automatisering voor een vast maandbedrag monitoren, onderhouden en beheren. Zo hebben we er ook belang bij dat de automatisering betrouwbaar blijft draaien en zo min mogelijk ingrijpen nodig is.
Wat kost het?
Eén vast maandbedrag voor de digitale collega. De prijs loopt dus niet op bij elk extra proces dat de digitale collega overneemt. We spreken de scope en implementatie af voordat we beginnen.
