Exportdocumenten valideren
Exporteert een sheet, controleert de status van elk document in een extern portaal en mailt een rapport.
Overzicht
Documenten in een extern portaal moeten worden gecontroleerd tegen een lijst in Smartsheet. Deze automatisering exporteert de lijst, zoekt elk document op, legt nummer, activatiedatum en status vast en behandelt ontbrekende documenten als uitzondering. De resultaten worden als rapport gemaild.
Wat er verandert
- Een repeterende handmatige werkwijze verdwijnt
- Controles zijn sneller en consistenter
- Betere traceerbaarheid
In één oogopslag
In één oogopslag
Overzicht
Documenten in een extern portaal moeten worden gecontroleerd tegen een lijst in Smartsheet. Deze automatisering exporteert de lijst, zoekt elk document op, legt nummer, activatiedatum en status vast en behandelt ontbrekende documenten als uitzondering. De resultaten worden als rapport gemaild.
Wat er verandert
- Een repeterende handmatige werkwijze verdwijnt
- Controles zijn sneller en consistenter
- Betere traceerbaarheid
Hoe het werkt.
Wat het doet per document
- Exporteert de sheet uit Smartsheet naar Excel
- Zet de gegevens om naar een lijst met records
- Zoekt elk document op in het externe portaal
- Legt documentnummer, activatiedatum en status vast
- Behandelt niet-beschikbare documenten als uitzondering
- Schrijft de uitvoer en mailt die naar de ontvangers
Regels
Een document telt alleen mee als het in het portaal is gevonden en de status actief is, en een document dat niet beschikbaar is wordt als uitzondering behandeld. Dezelfde invoer leidt altijd tot dezelfde uitkomst, en elke run laat een logboek achter dat te controleren is.
Bekijk ook andere automatiseringen.
Veelgestelde vragen.
Nee. De digitale collega werkt in de schermen en systemen die jouw team al gebruikt, of het nu legacy-applicaties zonder API zijn of moderne, dus er hoeft niets vervangen te worden.
Yarado bouwt het, draait het en bewaakt het. Verandert een scherm of systeem, dan passen wij de automatisering aan, dus jouw team heeft geen ontwikkelaar of eigen automatiseringskennis nodig.
Ja. Elke run wordt vastgelegd in het Yarado-portaal, waar je ziet welke processen draaiden, wanneer ze voor het laatst draaiden, wat ze opleverden en wat er misging. Afhankelijk van de automatisering wordt het verwerkingslogboek ook gemaild naar het team dat het nodig heeft.
Yarado bewaakt elke run en krijgt automatisch een melding als er een mislukt, dus een probleem wordt aan onze kant opgepikt. Gevallen die een mens nodig hebben worden met de reden aan jouw team gemeld, in het portaal of per mail.
Ja. Automatiseringen worden opgezet rond jouw eigen stappen en systemen, en deze pagina is één voorbeeld van wat mogelijk is. Een eerste automatisering staat doorgaans in weken live, niet in maanden.