Factuurpostvak screenen
Controleert binnenkomende factuurmails, stuurt geldige door naar de ERP-intake en zet de rest apart voor menselijke beoordeling.
Overzicht
Factuurmails moeten worden gescreend voordat ze bij de ERP-intake komen, zodat alleen geldige facturen doorgaan. Deze automatisering controleert afzender, factuurverwijzing en bijlagen, stuurt door wat slaagt en verplaatst al het andere naar een foutpostvak met de reden gelogd.
Wat er verandert
- Minder handmatig postvakbeheer
- Facturen worden elke keer op dezelfde manier gevalideerd
- Probleemmails worden apart gezet voor menselijke beoordeling
In één oogopslag
In één oogopslag
Overzicht
Factuurmails moeten worden gescreend voordat ze bij de ERP-intake komen, zodat alleen geldige facturen doorgaan. Deze automatisering controleert afzender, factuurverwijzing en bijlagen, stuurt door wat slaagt en verplaatst al het andere naar een foutpostvak met de reden gelogd.
Wat er verandert
- Minder handmatig postvakbeheer
- Facturen worden elke keer op dezelfde manier gevalideerd
- Probleemmails worden apart gezet voor menselijke beoordeling
Hoe het werkt.
Wat het doet per e-mail
- Downloadt een batch e-mails
- Slaat interne afzenders over, met goedgekeurde uitzonderingen
- Controleert bijlagen, onderwerp en tekst op een factuurverwijzing
- Controleert de combinatie van bijlagen (één pdf, of één pdf plus één xml)
- Stuurt geldige mails door en verplaatst ze naar een 'verzonden'-postvak
- Verplaatst afgekeurde mails naar een foutpostvak en logt de reden
Regels
Een e-mail komt door als de afzender niet intern is, een factuurverwijzing voorkomt in de bijlagenaam, het onderwerp of de tekst, en de bijlagen één pdf of één pdf plus één xml zijn, met goedgekeurde uitzonderingen voor specifieke afzenders. Al het andere wordt afgewezen en met de reden gelogd. Elke run volgt dezelfde logica en wordt gelogd voor beoordeling, dus er blijft niets aan giswerk over.
Bekijk ook andere automatiseringen.
Veelgestelde vragen.
Nee. De digitale collega werkt in de schermen en systemen die jouw team al gebruikt, of het nu legacy-applicaties zonder API zijn of moderne, dus er hoeft niets vervangen te worden.
Yarado bouwt het, draait het en bewaakt het. Verandert een scherm of systeem, dan passen wij de automatisering aan, dus jouw team heeft geen ontwikkelaar of eigen automatiseringskennis nodig.
Ja. Elke run wordt vastgelegd in het Yarado-portaal, waar je ziet welke processen draaiden, wanneer ze voor het laatst draaiden, wat ze opleverden en wat er misging. Afhankelijk van de automatisering wordt het verwerkingslogboek ook gemaild naar het team dat het nodig heeft.
Yarado bewaakt elke run en krijgt automatisch een melding als er een mislukt, dus een probleem wordt aan onze kant opgepikt. Gevallen die een mens nodig hebben worden met de reden aan jouw team gemeld, in het portaal of per mail.
Ja. Automatiseringen worden opgezet rond jouw eigen stappen en systemen, en deze pagina is één voorbeeld van wat mogelijk is. Een eerste automatisering staat doorgaans in weken live, niet in maanden.