Hoe Laurens 97% van de kandidaatvragen afhandelt voordat recruitment hoeft in te grijpen
Laurens is een zorgorganisatie met ruim 6.000 medewerkers en 2.000 vrijwilligers in de regio Rotterdam. Recruitmentchatbot Laura handelde in de eerste maand 97% van de kandidaatgesprekken af zonder tussenkomst van recruitment. Laura werd ontwikkeld met Yarado en Unlocking Digital.
Een kandidaat heeft zelden één grote vraag. Vaker is er een reeks kleine vragen voordat iemand besluit te solliciteren: Past deze vacature bij mij? Wat zijn de arbeidsvoorwaarden? Hoe verloopt de sollicitatieprocedure? En hoe is het om bij Laurens te werken?
Bij Laurens kon elk van die vragen uitmonden in een apart mailtje of telefoontje naar het recruitmentteam. Laura vangt kandidaten nu precies op in dat moment van twijfel, rechtstreeks op de werken-bij-site en op het moment dat de vraag ontstaat. Daardoor kunnen recruiters hun aandacht richten op kandidaten bij wie persoonlijke begeleiding echt verschil maakt.
Wat er in de eerste maand veranderde
kandidaatgesprekken in de eerste maand
zelfstandig afgehandeld door Laura
telefoontjes meer over terugkerende vragen
Elke kandidaatvraag kwam eerst bij recruitment terecht
Woensdag was meestal de dag waarop de meeste vragen van kandidaten binnenkwamen. Een kandidaat zag een interessante vacature, maar wilde eerst meer weten over de arbeidsvoorwaarden. Een ander had hulp nodig bij de sollicitatieprocedure of zocht de juiste contactpersoon.
Voor sommige kandidaten was bellen bovendien een drempel. Via Laura kunnen zij hun vraag rechtstreeks op de werken-bij-site stellen, in hun eigen woorden en wanneer het hun uitkomt.
Laura is de recruitmentchatbot van Laurens en is via een Crisp-chatwidget geïntegreerd in de werken-bij-site. Een AI-taalmodel interpreteert de vraag en gebruikt een door Laurens samengestelde en goedgekeurde kennisbank om een persoonlijk antwoord te formuleren. Laura spreekt kandidaten daarbij aan met hun voornaam.
Vragen over vacatures, arbeidsvoorwaarden en werken bij Laurens beantwoordt ze direct. Gaat een vraag over de status van een sollicitatie of een specifieke teamleider, dan verwijst Laura de kandidaat door naar de juiste contactpersoon. Als verdere opvolging nodig is, ontvangt HR een e-mailmelding.
Laura is zo ontworpen dat ze aanvoelt als een vertrouwd onderdeel van Laurens. Daarom kreeg ze een eigen naam, tone of voice en uitstraling.
Daarnaast werd een avatar ontwikkeld die aansluit bij de cultuur van de organisatie: toegankelijk, mensgericht en herkenbaar.
— Jamie Hoek, Manager HR Capaciteit bij Laurens
Sinds Laura live is, zijn de telefoontjes vrijwel verdwenen en is ook de recruitmentinbox merkbaar rustiger geworden. De vragen die nog bij het team terechtkomen, gaan vooral over onderwerpen die bewust bij mensen blijven, zoals de status van een lopende sollicitatie of een vraag voor een specifieke teamleider. Recruiters komen daardoor vooral in beeld wanneer hun kennis en persoonlijke aandacht echt nodig zijn.
Wat het oplevert
Recruiters hoeven dezelfde antwoorden niet meer via telefoon en e-mail te herhalen. Die tijd kunnen ze nu besteden aan persoonlijk contact en goede begeleiding van kandidaten die daar behoefte aan hebben, in plaats van aan routinevragen.
Een kandidaat die buiten kantooruren een vraag stelt, krijgt meteen antwoord en hoeft niet te wachten tot recruitment weer bereikbaar is. Gaat de vraag over de status van een sollicitatie of een specifieke teamleider, dan verwijst Laura de kandidaat door naar de juiste persoon.
Ontdek welke stappen je kunt automatiseren.
