Outlook
Nieuwe DAS-aanvraag
Case Study
Hoe Berenschot aanvragen uit 22+ inhuurportalen verwerkt zonder dat het handmatige werk meegroeit
Berenschot koppelt consultants en interim-professionals aan opdrachten bij overheden en semipublieke organisaties. Samen met Yarado automatiseerde het adviesbureau de verwerking van aanvragen uit meer dan 22 inhuurportalen, zodat de Realisatiedesk zich op de uitzonderingen kan richten.
De situatie
Elke nieuwe aanvraag kwam per e-mail binnen, maar de informatie om die te beoordelen stond achter een link naar een extern portaal. Een medewerker van de Realisatiedesk moest het juiste portaal herkennen, inloggen, de aanvraag vinden, de opdracht, eisen, deadline en documenten verzamelen, controleren of de aanvraag aan de criteria van Berenschot voldeed en een reactie opstellen.
Door vooral op één of twee inhuurbronnen te leunen, kon Berenschot maar een beperkt deel van het aanbod volgen. Meer bronnen losten dat op, maar brachten ook meer terugkerend werk in portalen met zich mee. Berenschot verwerkt inmiddels aanvragen uit meer dan 22 portaalroutes, waaronder Mercell, Flextender, Yacht, Circle8, Magnit, Flexhuis en gemeentelijke platforms. De inlogprocedures, pagina-indelingen en documentformaten verschillen per portaal en bij veel portalen is multifactorauthenticatie nodig.
Het resultaat
Meer inhuurbronnen, zonder van elke aanvraag een handmatige portaaltaak te maken
346 per maand
Aanvragen volledig automatisch afgehandeld
28 per maand
Aanvragen naar de Realisatiedesk voor handmatige opvolging
22+
Via één geautomatiseerd proces verwerkt
het volledige verhaal
Voorheen: elke nieuwe bron betekende een extra handmatige routine
Voor elke binnenkomende aanvraag volgde een medewerker van de Realisatiedesk de link uit de e-mail, logde in op het juiste portaal en zocht de aanvraag op. De medewerker verzamelde de opdracht, eisen, deadline en aanvragende organisatie, las eventuele bijlagen, controleerde de aanvraag aan de hand van de criteria van Berenschot en stelde een reactie op.
Zelfs een eenvoudige aanvraag kostte naar schatting vijf tot tien minuten. Onbekende portalen, onduidelijke informatie en aanvragen met meerdere documenten kostten meer tijd. Uitbreiden naar meer inhuurbronnen betekende dus dat dezelfde handelingen in steeds meer systemen terugkwamen.
Nu: van binnenkomende e-mail naar een duidelijke reactie
Wanneer een aanvraag binnenkomt in de Outlook-mailbox van Berenschot, herkent de automatisering de bron, volgt de link en opent de aanvraag in het juiste portaal. De automatisering verzamelt de informatie die Berenschot nodig heeft om de aanvraag te beoordelen en downloadt bij Mercell ook de bijbehorende documenten.
Vervolgens controleert de automatisering de aanvraag aan de hand van de criteria van Berenschot en stelt een gestructureerde reactie op. Als de informatie compleet is en de aanvraag met voldoende zekerheid kan worden beoordeeld, verstuurt Outlook de reactie naar de aanvragende organisatie. De automatisering leest alleen informatie uit de inhuurportalen; reacties worden niet via de portalen ingediend.
Is een portaal onbekend, ontbreekt er informatie of is de beoordeling onzeker, dan stopt de automatische verwerking en gaat de aanvraag naar de Realisatiedesk voor handmatige opvolging.
Daarna: het team behandelt de uitzonderingen, niet de hele stroom
In twaalf maanden volgden 4.149 van de 4.490 aanvragen de standaardroute en werden ze automatisch afgehandeld. De overige circa 341 aanvragen gingen naar de Realisatiedesk omdat daar menselijke aandacht voor nodig was.
Zo kan Berenschot aanvragen uit meer inhuurbronnen verwerken zonder dat het team elke binnenkomende e-mail en portaaltaak handmatig hoeft af te handelen. Mensen blijven verantwoordelijk voor de gevallen waarin context of een afweging nodig is.
impact
Wat het oplevert
Capaciteit die gelijkstaat aan één fte
Volgens Berenschot verwerkt de automatisering nu een hoeveelheid terugkerend werk in portalen en e-mail die gelijkstaat aan één fulltime functie. Die capaciteit blijft beschikbaar voor uitzonderingen, context en afwegingen — het werk waarvoor mensen nodig blijven.
Meer bronnen zonder grotere handmatige werkvoorraad
Hetzelfde proces werkt nu voor meer dan 22 portaalroutes. Standaardaanvragen gaan automatisch verder; onbekende portalen, ontbrekende informatie en onzekere beoordelingen gaan naar de Realisatiedesk. Zo kan Berenschot meer inhuurbronnen volgen zonder dat elke extra bron evenveel nieuw handmatig werk oplevert.
Hoe kan dit eruitzien binnen jouw organisatie?
We brengen de eerste praktische stap voor jouw proces in kaart.
