Numidia automatiseert terugkerend werk binnen finance en supply chain
Numidia handelt wereldwijd in zuivelingrediënten en grondstoffen. Samen met Yarado automatiseerde het bedrijf terugkerende controles in meer dan tien finance- en supply-chainprocessen. Standaardgevallen gaan automatisch door; uitzonderingen komen bij specialisten terecht.
Bij duizenden records moesten steeds dezelfde administratieve stappen worden uitgevoerd. Om een leveranciersdocument, allocatiebestand of factuur verder te verwerken, moest iemand de juiste order vinden, informatie uit verschillende bronnen verzamelen, deze aan de regels toetsen en de volgende stap vastleggen.
Door het grote aantal records waren medewerkers binnen finance en supply chain het grootste deel van hun tijd kwijt aan routinewerk. Standaardrecords belandden in dezelfde werkvoorraad als gevallen die echt extra aandacht nodig hadden.
Duizenden records automatisch gecontroleerd, alleen uitzonderingen gaan naar specialisten
Factuurrecords beoordeeld in één jaar
Transportfacturen zonder menselijke tussenkomst verder verwerkt
Leveranciersdocumenten succesvol verwerkt met AI
Voorheen: medewerkers controleerden elk geval om de uitzonderingen te vinden
Zelfs een eenvoudig record betekende vaak meerdere handmatige stappen. Medewerkers moesten bijlagen openen, de bijbehorende order vinden, gegevens uit verschillende bestanden en systemen vergelijken, de regels controleren en het volgende systeem bijwerken.
Leveranciersdocumenten moesten worden gelezen en naar het juiste team worden gestuurd. Allocatiebestanden hadden transportgegevens nodig en moesten aan de juiste orders worden gekoppeld. Facturen moesten overeenkomen met inkooporders en logistieke bestanden voordat finance verder kon. Vaak voerden medewerkers al deze controles uit om uiteindelijk vast te stellen dat alles gewoon klopte.
Tijdens: standaardgevallen volgen een vaste route
Numidia en Yarado legden per werkproces duidelijke richtlijnen vast: welke taken de automatisering mag uitvoeren en wanneer iemand moet ingrijpen. De automatisering haalt informatie uit e-mails, documenten, spreadsheets of factuurwachtrijen, brengt die in een vaste structuur en controleert de gegevens aan de hand van Numidia’s regels.
Bij transportfacturen controleert het systeem de juridische entiteit en de factuurgegevens voordat records verdergaan.
Inkoopfacturen worden gekoppeld aan inkooporders en logistieke bestanden. Daarbij worden onder andere de kosten, btw en totaalbedragen gecontroleerd. Binnen supply chain haalt AI informatie uit leveranciersdocumenten en stuurt die naar het juiste team. Allocatiebestanden worden aangevuld met gegevens over transportcentra uit Power BI, waarna de bijbehorende records in Dynamics 365 F&O worden bijgewerkt.
Als informatie ontbreekt of een record niet aan de regels voldoet, verwerkt de automatisering het niet. Het record wordt overgeslagen of toegevoegd aan een rapport voor de verantwoordelijke specialist.
Daarna: specialisten beginnen bij de gevallen die aandacht nodig hebben
De teams van Numidia hoeven niet langer elk record te openen om te bepalen of het om routinewerk gaat. Standaardgevallen kunnen automatisch verder, terwijl uitzonderingen zichtbaar blijven voor correctie, goedkeuring of beoordeling.
Zo houden medewerkers de regie over beslissingen waarvoor context nodig is, zonder voor elk eenvoudig record dezelfde controles te herhalen.
Wat het oplevert
Nu meer dan tien werkprocessen zijn geautomatiseerd, gaan standaardrecords verder zonder dat medewerkers telkens opnieuw informatie hoeven te lezen, koppelen of in systemen bij te werken. Daardoor kunnen de teams van Numidia hun aandacht richten op uitzonderingen en taken waarvoor hun expertise nodig is.
De automatisering gaat alleen verder als een record aan de vastgestelde regels voldoet. Ontbreekt er informatie, is er een afwijking of gebeurt er iets onverwachts, dan blijft het geval zichtbaar en gaat het naar de juiste persoon voor een beslissing.
Laten we kijken wat er geautomatiseerd kan worden.
